Negarse a entregar datos informáticos en una inspección puede salir muy caro

Una resolución del TEAC distingue la protección del domicilio empresarial del deber de facilitar datos fiscales digitales y advierte de sanciones relevantes ante una negativa en la práctica.

Una resolución que separa dos cuestiones distintas

La protección del domicilio constitucionalmente protegido y el deber de colaborar con la Inspección de Hacienda no son la misma cuestión. El Tribunal Económico-Administrativo Central (TEAC) lo ha precisado en su resolución de 23 de junio de 2026, dictada en el procedimiento 00/00513/2023. El criterio resulta especialmente útil para las empresas que conservan la contabilidad, los registros fiscales y buena parte de su actividad en sistemas informáticos.

El conflicto comenzó durante una personación de la Inspección en octubre de 2018. Las actuaciones afectaban al Impuesto sobre Sociedades y al IVA de los ejercicios 2015 y 2016. El representante de la sociedad se opuso al acceso a los equipos porque estaban situados en un espacio que consideraba protegido. Los funcionarios ofrecieron entonces una alternativa: poner los datos a su disposición desde otra dependencia que no tuviera esa protección. La empresa mantuvo la negativa y entregó únicamente documentación en papel.

El TEAC no necesitó decidir si podía entrarse en la zona protegida. La conducta sancionada era otra: no facilitar, por una vía compatible con aquella protección, la información contable y fiscal almacenada en los ordenadores. Esa distinción evita una conclusión equivocada. Defender un derecho frente al acceso físico no autoriza automáticamente a impedir que la Administración examine datos con trascendencia tributaria cuando pueden proporcionarse desde otro lugar.

La contabilidad en papel no siempre atiende el requerimiento

La Ley General Tributaria permite que las actuaciones inspectoras alcancen documentos, libros, facturas, bases de datos, programas, registros y archivos informáticos relacionados con una actividad económica. Además, cuando la información exigida se conserva electrónicamente, puede requerirse su suministro en ese mismo soporte. La empresa debe atender el contenido concreto de la solicitud y no decidir unilateralmente que una impresión equivale a los archivos originales.

En el caso analizado, Hacienda quería comprobar también la información existente en los sistemas y contrastarla con la contabilidad presentada. Un documento impreso puede coincidir con el archivo digital, pero no permite examinar necesariamente su estructura, los registros auxiliares o la información que conserva la aplicación. Por eso el TEAC considera irrelevante, a efectos de la infracción, que se hubieran entregado papeles si se negó específicamente el acceso a los datos electrónicos requeridos.

Esto no significa que la Inspección pueda acceder sin límites a cualquier sistema o copiar información ajena al procedimiento. El requerimiento debe tener trascendencia tributaria y la actuación está sujeta a las garantías legales. La enseñanza práctica es más concreta: si existe una discrepancia sobre el lugar o la forma de acceso, conviene plantear una alternativa que preserve los derechos de la empresa sin bloquear la entrega de la información fiscal.

La diligencia de inspección tiene un valor decisivo

La negativa quedó recogida en una diligencia que el representante de la entidad aceptó. Más adelante se aportó una declaración testifical formalizada en acta notarial con una versión diferente, pero el tribunal no entendió que desvirtuara lo documentado durante la actuación. Las diligencias tributarias son documentos públicos y prueban los hechos que motivan su formalización, salvo que se acredite lo contrario.

Por ello, firmar una diligencia no es un trámite mecánico. Antes de hacerlo, la persona que representa a la empresa debe leer el contenido completo, comprobar que describe correctamente lo ocurrido y pedir que conste cualquier desacuerdo, reserva o aclaración. Si el documento afirma que se ha rechazado un requerimiento, esa redacción puede tener después un peso considerable en el procedimiento sancionador.

También conviene identificar quién está autorizado para atender una personación, localizar de inmediato al asesor fiscal o jurídico y evitar respuestas improvisadas. Un protocolo interno sencillo ayuda a proteger información sensible, mantener la trazabilidad de lo entregado y demostrar una actitud colaboradora sin renunciar a las garantías que correspondan.

Por qué la sanción superó el medio millón de euros

El TEAC confirmó que existían tanto el elemento objetivo de la infracción como culpabilidad. La sociedad conocía el requerimiento, había sido advertida de las consecuencias de la negativa y, según la resolución, podía haber facilitado la información desde un espacio no protegido. El tribunal no apreció una interpretación razonable que justificara mantener la oposición en esas condiciones.

La sanción se calculó conforme al artículo 203 de la Ley General Tributaria. Para una persona o entidad que desarrolla una actividad económica y está siendo objeto de un procedimiento inspector, la norma prevé en este supuesto una multa proporcional del 2 % de la cifra de negocios del último ejercicio cuyo plazo de declaración hubiera terminado. El mínimo es de 20.000 euros y el máximo, de 600.000.

La cifra de negocios tomada como referencia ascendía a 25.382.292,25 euros. Al aplicar el 2 %, la sanción alcanzó 507.645,85 euros. No se trató, por tanto, de una estimación libre de la Administración, sino de la cuantificación prevista legalmente. La resolución confirma el acuerdo sancionador y desestima el recurso de la entidad.

Cómo prepararse para una personación de Hacienda

La empresa debería saber qué información guarda, dónde se aloja y cómo puede extraerse sin abrir indiscriminadamente otros datos. Es recomendable disponer de copias actualizadas, permisos de acceso diferenciados y una persona técnica capaz de generar la información requerida en un soporte controlado. La improvisación es especialmente arriesgada cuando los servidores se encuentran en zonas con distinto nivel de protección.

Ante un requerimiento, conviene delimitar su alcance, conservar copia de todo lo aportado y anotar quién entrega cada archivo, cuándo y en qué formato. Si existe una objeción fundada, debe formularse con precisión y acompañarse, cuando sea posible, de una solución alternativa. Negarse de forma global puede convertir una cuestión de garantías en una infracción por resistencia u obstrucción.

La preparación técnica también importa. La empresa debería poder exportar la contabilidad y los registros requeridos sin facilitar contraseñas personales ni abrir indiscriminadamente otras áreas del sistema. Un entorno de consulta, una copia controlada o una extracción validada pueden ayudar a atender la solicitud y, al mismo tiempo, reducir el riesgo de mostrar información que no guarda relación con la comprobación. La solución concreta deberá acordarse con la Inspección y documentarse en la diligencia.

Si se necesita tiempo para generar un fichero, conviene explicarlo, concretar qué tarea técnica es necesaria y solicitar que quede constancia del compromiso de entrega. No es lo mismo una imposibilidad material justificada que una negativa. Mantener una comunicación clara, designar interlocutores y conservar los registros de exportación permite demostrar qué se facilitó y evita discusiones posteriores sobre el alcance de la colaboración.

Después de la actuación, conviene revisar inmediatamente la diligencia, ordenar las copias entregadas y elaborar una cronología interna. Si aparece una discrepancia, debe trasladarse por los cauces procedentes con apoyo documental. Esperar a reconstruir lo sucedido meses después suele ser más difícil, especialmente cuando intervinieron varias personas o se hicieron extracciones técnicas que ya no pueden reproducirse de la misma forma.

El protocolo debe probarse antes de que exista una inspección. Saber quién recibe a los funcionarios, quién contacta con la asesoría, quién conoce los sistemas y quién puede autorizar una exportación reduce tensiones. La preparación no busca obstaculizar la actuación, sino responder con orden, preservar la confidencialidad y evitar que una decisión apresurada tenga consecuencias económicas desproporcionadas.

El criterio del 23 de junio de 2026 es relevante, pero el propio TEAC indica que todavía no está reiterado y no constituye doctrina vinculante conforme al artículo 239 de la Ley General Tributaria. Aun así, ofrece una advertencia clara: proteger el acceso físico a determinadas dependencias no elimina el deber de poner a disposición de la Inspección los datos tributarios que puedan facilitarse legalmente por otros medios.