Qué información debe entregar la empresa al contratar desde octubre de 2026

El Real Decreto 723/2026 amplía la información escrita que recibe la persona contratada e incluye salario, jornada, extinción y ciertos sistemas automatizados antes de empezar a trabajar.

La obligación cambia desde el 5 de octubre

El Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, amplía la información que las empresas deben facilitar sobre las condiciones esenciales de trabajo. La norma se publicó en el BOE el 15 de septiembre y entró en vigor el 5 de octubre de 2026. Sustituye la regulación de 1998 y completa la transposición de la Directiva europea 2019/1152 sobre condiciones laborales transparentes y previsibles.

La obligación no exige duplicar documentos. Si el contrato ya contiene todos los datos necesarios, puede servir para cumplirla. Cuando falte información, la empresa debe entregarla por escrito en un documento complementario. Lo decisivo es que la persona trabajadora pueda conocer antes de comenzar qué condiciones regirán la relación y cómo se aplicarán.

Con carácter general, el nuevo régimen se aplica a relaciones laborales que duren más de cuatro semanas, sin perjuicio de las particularidades previstas para determinados colectivos, empleados públicos, pescadores y gente de mar. Por ello, los modelos deben adaptarse al tipo de relación y no utilizarse como una plantilla idéntica para toda la plantilla.

Identificación, funciones y causa de la temporalidad

La información debe identificar a las partes, indicar la fecha de comienzo, señalar el lugar habitual de trabajo y describir las funciones, categoría o grupo profesional. En los contratos temporales será necesario explicar la causa concreta que justifica la duración determinada y relacionarla con la duración prevista.

No es suficiente utilizar fórmulas genéricas que no permitan comprender qué trabajo se realizará o por qué la contratación es temporal. La documentación de incorporación debe ser coherente con las tareas reales, la organización del centro y la modalidad comunicada al Servicio Público de Empleo Estatal.

La empresa también debe identificar correctamente el convenio colectivo aplicable. La información debe permitir localizarlo mediante datos concretos, como el código, la publicación y la vigencia. Cuando proceda, también se indicará su situación de ultraactividad. Esta precisión ayuda a que la persona contratada pueda consultar las reglas que completan su contrato.

Más detalle sobre salario, jornada y vacaciones

La retribución debe explicarse de forma desglosada. Además del salario base, han de identificarse los complementos, su periodicidad y la forma de pago. Si existen comisiones, incentivos, bonus u otros conceptos variables, conviene describir los criterios que determinan su cálculo y cuándo nace el derecho a cobrarlos.

La jornada también requiere mayor precisión. Debe informarse sobre su duración y distribución diaria, semanal y anual; el trabajo nocturno o a turnos; los procedimientos para modificar horarios; y los acuerdos sobre horas extraordinarias y su retribución. La documentación debe incluir asimismo las vacaciones y el sistema para determinar su disfrute.

Cuando existe distribución irregular de jornada, la información alcanza al sistema utilizado, los días y horas de referencia y los preavisos mínimos antes del comienzo o de la cancelación de una tarea. En los contratos fijos-discontinuos deben indicarse los periodos de actividad e inactividad o, si todavía no se conocen con exactitud, una estimación razonable.

Prueba, formación y finalización del contrato

Si se pacta un periodo de prueba, la empresa debe informar de su duración y de las condiciones aplicables. También debe comunicar el derecho a la formación proporcionada por la empresa. La información no puede limitarse al inicio de la relación: ha de explicar el procedimiento de extinción y los plazos de preaviso que correspondan.

Estas obligaciones aconsejan revisar cláusulas que antes se resolvían con una remisión genérica a la ley o al convenio. La remisión puede ser válida cuando la norma lo permita y sea suficientemente identificable, pero no debería impedir que la persona trabajadora entienda los elementos esenciales de su relación.

También conviene coordinar la documentación contractual con los procedimientos internos. Un modelo correcto pierde utilidad si el responsable de selección promete condiciones distintas, si la nómina aplica un sistema variable no explicado o si los cambios de turno se gestionan al margen de lo comunicado.

Políticas internas y decisiones automatizadas

Cuando corresponda, la persona contratada debe recibir información sobre la existencia e identificación del plan de igualdad, la política empresarial de conciliación, el protocolo frente al acoso sexual y por razón de sexo y las medidas destinadas a alcanzar la igualdad real y efectiva de las personas LGTBI. No se trata de adjuntar documentos indiscriminadamente, sino de identificar los instrumentos aplicables y facilitar un acceso claro.

Una de las novedades más relevantes afecta a los sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones. Si se utilizan para decidir sobre jornada, asignación de tareas, salario, progresión profesional, lugar de trabajo o extinción del contrato, la empresa debe informar de su existencia y de sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento en los términos exigidos.

Recursos Humanos debe saber qué herramientas utiliza y qué decisiones adopta realmente cada una. No toda aplicación administrativa es un sistema de decisión automatizada, pero un programa que reparte turnos, puntúa productividad o recomienda medidas laborales puede entrar en el ámbito de la obligación. El inventario de herramientas debe revisarse con las áreas jurídica, tecnológica y de protección de datos.

Plazo, formato y prueba de la entrega

Como regla general, la información debe facilitarse antes de que comience la relación laboral. Puede entregarse en papel o en formato electrónico. En este último caso, debe ser accesible para la persona trabajadora, permitir su almacenamiento e impresión y quedar constancia de la transmisión o de la recepción.

Si cambia alguna condición sobre la que existe obligación de informar, la comunicación debe realizarse lo antes posible y, como máximo, el mismo día en que la modificación produzca efectos. Esto obliga a conectar la gestión documental con los cambios de jornada, funciones, centro, retribución o cualquier otro elemento incluido en el documento informativo.

Para las relaciones que ya estaban vigentes el 5 de octubre de 2026, la norma no impone rehacer de oficio todos los contratos. La persona trabajadora puede solicitar la información que todavía no obre en su poder y la empresa dispone de 30 días hábiles desde la recepción de la solicitud para entregarla.

Cómo adaptar el proceso de incorporación

El primer paso es comparar los contratos y anexos actuales con la lista de información exigida. Después debe definirse qué datos aparecen en el contrato, cuáles se entregan en un documento complementario y quién valida cada apartado. El SEPE ofrece modelos, pero cada empresa tiene que completarlos con sus condiciones reales.

También hay que conservar la prueba de entrega. Un correo electrónico puede ser válido si permite demostrar qué archivo se envió, cuándo y a quién, y si el documento continúa accesible. En plataformas de firma o portales del empleado conviene verificar la descarga, la conservación y el registro de aceptación sin convertir el trámite en una barrera para la persona contratada.

Para que el proceso sea sostenible, resulta útil asignar responsables y controles. Selección puede reunir los datos del puesto, nóminas validar la retribución, el área laboral confirmar convenio y jornada, y tecnología identificar los sistemas automatizados que intervienen. Una lista de comprobación previa al alta reduce el riesgo de que un apartado dependa de una sola persona o quede fuera por un cambio de última hora.

Los modelos deben revisarse periódicamente y cada vez que cambien el convenio, la organización del trabajo o las herramientas utilizadas para decidir condiciones laborales. Así se evita que un documento formalmente completo deje de reflejar la realidad de la empresa pocos meses después de su aprobación.

La adaptación no consiste en crear un contrato interminable, sino en lograr que la información sea completa, comprensible y coherente. Una revisión conjunta de Recursos Humanos, asesoría laboral y responsables de sistemas reducirá omisiones y permitirá explicar con transparencia las condiciones desde el primer día.