DeCA obligatorio: qué deben hacer transportistas y empresas desde octubre

Transportistas y cargadores deben adaptar su gestión al DeCA electrónico, asegurar el acceso mediante QR, comunicar cambios y conservar cada documento durante un año sin errores operativos.

El documento de control pasa a ser electrónico

Desde el 5 de octubre de 2026, el documento de control administrativo exigible en el transporte público de mercancías por carretera debe ser digital. La obligación deriva de la disposición transitoria octava de la Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, que fijó el cambio a los diez meses de su entrada en vigor. La hoja de ruta del transporte público de viajeros también se digitaliza.

La Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril concreta las características de los sistemas y documentos electrónicos. El archivo utilizado para mercancías se conoce como Documento electrónico de Control Administrativo o DeCA. No es un documento nuevo en cuanto a su función, pero sí cambia la forma válida de generarlo, conservarlo y presentarlo.

La obligación afecta, con carácter general, al transporte público interior de mercancías por carretera sujeto al documento de control, incluidas las operaciones de cabotaje realizadas dentro de España. Los transportes internacionales que discurren parcialmente por territorio español emplean la documentación prevista en los convenios correspondientes.

Qué operaciones quedan fuera

No todos los desplazamientos de mercancías están sometidos al documento. La Orden FOM/2861/2012 mantiene excepciones para determinados transportes, entre ellos algunos que no necesitan autorización, las mudanzas, ciertos vehículos accidentados o averiados, servicios de paquetería en los términos regulados y otros supuestos específicos.

La empresa debe comprobar si una operación concreta está incluida, porque utilizar un vehículo para transportar mercancías no basta por sí solo para determinar la obligación. Tampoco debe confundirse transporte público, prestado por cuenta ajena a cambio de una contraprestación, con transporte privado complementario realizado para necesidades propias.

Cuando existe duda, conviene revisar la autorización, el tipo de servicio, el origen y destino y la excepción aplicable antes de iniciar el trayecto. Una clasificación interna clara evita generar documentos innecesarios y, sobre todo, circular sin DeCA cuando sí resulta obligatorio.

PDF nativo, datos completos y creación previa

El sistema debe transformar los datos estructurados en un archivo PDF nativo digital, con un tamaño máximo de 5 MB. No es válido escanear el antiguo documento en papel ni convertir una imagen en PDF. El archivo tiene que ser legible y conservar como metadatos la fecha y hora de creación y, cuando proceda, las modificaciones.

El DeCA debe generarse en cuanto se conozcan los datos y siempre antes del inicio efectivo del servicio. Debe incluir la información exigida por la Orden FOM/2861/2012, con identificación expresa y diferenciada del cargador contractual y del transportista efectivo, además de los datos del envío, lugares de origen y destino y naturaleza de la mercancía que correspondan.

La aplicación debe guardar cada archivo en un repositorio y asignarle una dirección web única. Esa URL debe permitir descargar directamente el PDF durante una inspección. La operativa interna tiene que coordinar contratación, tráfico y conductor para que el documento exista antes de que el vehículo empiece el servicio.

El código QR permite presentar el documento en carretera

Cada PDF debe incorporar un código QR vinculado a su dirección web específica. El acceso ha de realizarse mediante una conexión segura y no puede exigir credenciales, autenticación ni pasos intermedios que impidan la descarga directa por los servicios de inspección o las fuerzas de vigilancia.

Antes de implantar una plataforma conviene realizar una prueba real: generar un documento, escanear el QR desde otro dispositivo y verificar que se descarga el PDF correcto. También debe comprobarse que la dirección es única, que no muestra otros envíos y que continúa disponible durante el periodo operativo exigido.

El conductor puede llevar una copia electrónica en un dispositivo móvil, una copia impresa con el QR o el código QR como fichero independiente. Llevar papel sigue siendo posible, pero solo como copia de un DeCA correctamente generado. No equivale a continuar rellenando el antiguo documento manual.

Cómo se modifican los datos durante el transporte

Si cambia información después de comenzar el servicio, la actualización debe hacerse mediante el procedimiento electrónico. La aplicación puede modificar el PDF existente, conservando los datos anteriores y el motivo del cambio, o generar un nuevo documento con su propia URL y QR. La fecha y la hora de la modificación deben quedar registradas.

El conductor tiene que recibir la versión actualizada. Las anotaciones manuscritas sobre una copia impresa no se consideran una modificación válida del DeCA. Por eso la empresa necesita un canal operativo entre quien gestiona el transporte y la persona que conduce, especialmente fuera del horario habitual de oficina.

Conviene definir quién puede modificar, qué cambios requieren un nuevo archivo, cómo se comunica la actualización y cómo se evita que se presente una versión antigua. El procedimiento debe ser sencillo para que una incidencia real no termine convirtiéndose en un incumplimiento documental.

Responsabilidad entre cargador y transportista

La formalización del documento afecta tanto al cargador contractual como al transportista efectivo en los términos de la normativa. En la práctica, ambos deben acordar quién genera el DeCA, cómo se entrega al conductor, quién corrige los datos y dónde se conserva. Dar por hecho que la otra parte se ocupará es una fuente frecuente de incidencias.

El transportista autónomo que trabaja con varias agencias o cargadores debe conocer el procedimiento de cada cliente antes de aceptar el servicio. Una empresa con flota propia necesita integrar el DeCA en su planificación para que cada conductor reciba el documento correcto y pueda mostrarlo incluso si pierde cobertura temporalmente o cambia de dispositivo.

La resolución permite utilizar formatos asociados a otros documentos de transporte, como cartas de porte, documentos ADR, traslados de residuos o subproductos animales, siempre que se incluyan todos los datos y requisitos del DeCA. Integrar documentos puede simplificar la operativa, pero no elimina ninguna obligación específica.

El DeCA no sustituye a la carta de porte ni al ADR

El documento de control tiene una finalidad administrativa. La carta de porte acredita la relación contractual de transporte y se rige, en el ámbito nacional, por la Ley 15/2009 y, en el internacional, por el Convenio CMR. Aunque compartan datos, su naturaleza es distinta. La digitalización del DeCA no convierte por sí sola en obligatoria la carta de porte electrónica.

En mercancías peligrosas continúa siendo aplicable la documentación ADR. Puede mantenerse separada o integrarse en un archivo común si este cumple simultáneamente las exigencias de cada normativa. La empresa debe evitar asumir que cualquier PDF logístico sirve para todos los fines.

Quienes ya trabajan con una carta de porte digital deberían comprobar que su proveedor genera un PDF nativo con el contenido del documento de control, metadatos, URL única, QR y mecanismo de modificación exigidos. Tener una operativa digital no garantiza por sí mismo que exista un DeCA válido.

Conservación y lista de comprobación

Cargador contractual y transportista efectivo deben conservar los archivos durante al menos un año. Si uno los genera, es suficiente con que el otro pueda descargarlos durante ese periodo. La descarga pública asociada al QR puede desactivarse transcurridos siete días naturales desde el final del transporte, pero el archivo debe seguir conservándose y recuperándose durante el plazo obligatorio.

Antes de utilizar una solución, la empresa debería verificar cinco puntos: generación previa al inicio, PDF nativo de hasta 5 MB, QR con descarga directa, procedimiento de modificación y conservación mínima de un año. También debe formar a conductores y personal de tráfico con ejemplos reales y un canal de ayuda para incidencias.

No es imprescindible desarrollar un programa propio. Pueden emplearse aplicaciones privadas que cumplan los requisitos y soluciones públicas como SIMPLE, impulsada por el Ministerio de Transportes, Puertos del Estado y ADIF. La elección debe tener en cuenta el volumen de servicios, número de conductores, integración con la gestión actual y facilidad para demostrar el cumplimiento en carretera.