Nuevas reglas para bajas médicas, cotizaciones de autónomos y protección familiar

Empresas, personas trabajadoras y autónomos afrontan cambios escalonados entre octubre de 2026 y enero de 2027. Nóminas, prestaciones y procedimientos internos deben adaptarse a tiempo.

Responsable laboral explicando a un trabajador un calendario de bajas y prestaciones

Una reforma con varias fechas de aplicación

El Real Decreto-ley 31/2026, publicado en el BOE del 21 de octubre, modifica distintas piezas de la protección social. No todas las medidas comenzaron el mismo día. Algunas se aplican desde la entrada en vigor, otras desde el 23 de octubre o el 1 de diciembre de 2026, y determinadas reglas de cotización de autónomos lo harán el 1 de enero de 2027.

Esta aplicación escalonada obliga a trabajar con un calendario. Una empresa puede gestionar una baja iniciada en noviembre con reglas diferentes a otra que comience en diciembre. Recursos humanos, nóminas y asesoría deben identificar la fecha del hecho causante, el régimen de la persona y la prestación concreta antes de calcular importes o comunicar condiciones.

Nuevas situaciones especiales de incapacidad temporal

Desde el 1 de diciembre de 2026 se incorporan como situaciones especiales por contingencias comunes el trastorno menopáusico secundario codificado y las lesiones derivadas de violencia de género. Se suman a otros supuestos especiales ya regulados, como la menstruación incapacitante secundaria, la interrupción del embarazo, la gestación desde la semana 39 y la donación de órganos o tejidos.

En varios de estos supuestos no se exige un período previo de cotización. El subsidio se abona desde el día siguiente al de la baja por la entidad gestora o colaboradora, mientras que a la empresa le corresponde el salario íntegro del día de la baja. El tratamiento exacto debe comprobarse para cada situación, porque no todas comparten idénticas reglas.

La base reguladora mira dos meses atrás

La reforma desplaza el mes de referencia utilizado para calcular la prestación de incapacidad temporal. En lugar de atender con carácter general a la base del mes inmediatamente anterior, se utiliza la base de cotización de dos meses antes del inicio de la baja. Para personas asalariadas la modificación produce efectos desde el 1 de diciembre de 2026; para autónomos, desde el 21 de octubre.

El cambio puede aumentar o reducir la prestación según la evolución de las bases. También existen reglas para incorporaciones recientes: si la persona comenzó a trabajar durante el mes anterior a la baja, se atiende a ese mes; si empezó en el mismo mes, se toman los días cotizados hasta el día previo. Las contingencias profesionales conservan sus particularidades respecto de horas extraordinarias.

Qué deben revisar las empresas en nómina

Los programas de nómina necesitan utilizar el período correcto y reconocer las nuevas situaciones especiales. No basta con actualizar una tabla: deben revisarse los códigos de ausencia, el pago delegado, la responsabilidad sobre el salario del primer día y la información que llega desde el sistema de partes. También conviene comprobar cómo se reflejan los complementos previstos en convenio colectivo.

Una prueba con casos simulados antes del 1 de diciembre reduce errores. La empresa puede verificar un trabajador con antigüedad, una incorporación reciente, una baja por contingencia profesional y uno de los nuevos supuestos. Si el servicio está externalizado, interesa pedir confirmación escrita de la actualización y del tratamiento que aplicará el proveedor.

Mayor protección en el cuidado de menores

Desde el 23 de octubre se amplía la prestación para el cuidado de menores con cáncer u otra enfermedad grave y la reducción de jornada asociada. Puede reconocerse cuando el tratamiento continuado tenga una intensidad equiparable aunque no exista ingreso hospitalario, siempre que se acredite por el Servicio Público de Salud. La protección puede prolongarse más allá de los 26 años en determinados supuestos de discapacidad o dependencia.

La reforma permite el disfrute alternado o simultáneo por ambos progenitores o cuidadores. Cuando ambos perciben la prestación por la misma persona causante, cada uno cobra el 50 % de su base reguladora. También se flexibiliza la acreditación de parejas de hecho con hijos comunes. Para la empresa, esto exige procedimientos claros ante solicitudes concurrentes y una planificación razonable de turnos.

Cotizaciones de autónomos y bases definitivas

El sistema de cotización de autónomos vinculado a rendimientos netos incluye regularizaciones posteriores. Desde el 1 de enero de 2027, determinadas bases correspondientes a meses en los que se perciban prestaciones tendrán carácter definitivo y quedarán fuera de la regularización anual. Entre ellas figuran incapacidad temporal, nacimiento y cuidado de menor, riesgos durante embarazo o lactancia y cese de actividad.

La medida busca evitar que una regularización posterior altere la base utilizada para calcular una prestación ya reconocida. Sin embargo, aumenta la importancia de revisar la base elegida antes de que se produzca la situación protegida. El autónomo debe conservar sus previsiones de rendimientos y las comunicaciones de cambios, y valorar el efecto de una base que será definitiva.

Viudedad, orfandad y otras prestaciones

La norma modifica la protección de parejas de hecho con hijos comunes. En los términos establecidos, puede bastar acreditar una convivencia estable durante los dos años anteriores al fallecimiento, sin exigir la inscripción o escritura pública con dos años de antelación. Además, existe un plazo improrrogable de doce meses para determinadas solicitudes relacionadas con fallecimientos anteriores y rehabilitación de pensiones suspendidas.

También mejora la pensión de orfandad en situaciones vinculadas a violencia contra la mujer, eleva mínimos de determinadas pensiones extraordinarias por terrorismo y duplica el anticipo máximo mensual del Fondo de Garantía del Pago de Alimentos. Cada medida tiene requisitos propios; no debe trasladarse un resumen general a una persona concreta sin revisar su expediente y la fecha aplicable.

Cómo gestionar las solicitudes y la privacidad

Las nuevas situaciones pueden implicar datos de salud o circunstancias personales especialmente sensibles. La empresa necesita conocer lo imprescindible para tramitar la ausencia, pero no debe recopilar diagnósticos ni documentación adicional sin base. Los justificantes deben circular por canales restringidos, con acceso limitado a personal autorizado y plazos de conservación definidos.

Los mandos intermedios deben recibir instrucciones claras para evitar preguntas improcedentes o comentarios en equipos abiertos. Recursos humanos puede informar de derechos y procedimiento sin revelar la causa concreta a compañeros. La adaptación normativa debe ir acompañada de una revisión de protección de datos, seguridad de carpetas y confidencialidad de proveedores de nómina.

Efecto en convenios y complementos empresariales

Muchos convenios colectivos mejoran la prestación pública mediante complementos de incapacidad temporal. El cambio de base reguladora o la aparición de nuevos supuestos puede afectar al importe que completa la empresa. Es necesario revisar la redacción del convenio y distinguir si el complemento cubre cualquier contingencia común, solo ciertos períodos o porcentajes concretos.

También conviene comprobar políticas internas, seguros colectivos y acuerdos individuales. Una práctica mantenida puede haber creado expectativas o condiciones más beneficiosas. Antes de modificar cálculos, la empresa debe documentar el criterio y coordinarlo con la asesoría laboral. Corregir un error no siempre permite recuperar cantidades abonadas de más sin analizar el caso.

Comunicación interna sin generar confusión

La plantilla debe conocer que existen cambios, pero una circular demasiado simplificada puede inducir a pensar que cualquier malestar genera una baja especial o que todas las prestaciones se calculan igual. La comunicación debe explicar las fechas, remitir al procedimiento médico y dejar claro que el reconocimiento corresponde a los órganos competentes.

Una guía breve puede indicar a quién avisar, qué canal utilizar, cómo se gestiona la nómina y dónde plantear dudas. Para autónomos colaboradores o administradores conviene ofrecer información separada, porque las fechas y el cálculo no coinciden siempre con el régimen general. La claridad reduce consultas y protege la confidencialidad.

Un plan de adaptación en cinco pasos

La empresa debería actualizar su calendario normativo, confirmar que el software está preparado, revisar los protocolos de bajas y reducción de jornada, formar al personal responsable y comunicar los cambios a quienes puedan verse afectados. Es importante que la información interna diferencie derechos consolidados de medidas pendientes de entrada en vigor para no generar expectativas incorrectas.

Los autónomos deberían revisar su base y las prestaciones que podrían quedar vinculadas a ella. Las familias con situaciones de cuidado o pensiones deben comprobar requisitos y plazos. La reforma amplía protección, pero su utilidad depende de identificar el supuesto correcto y presentar la documentación a tiempo. Una revisión anticipada evita errores económicos difíciles de corregir.