Cuando hablamos de «digitalizar un departamento» nos estamos refiriendo a integrar tecnología digital en todos los procesos que ese departamento utiliza.
La digitalización del departamento de Recursos humanos mediante el uso de herramientas tecnológicas supone que el funcionamiento de este, este basado en sistemas informáticos que permitan instaurar flujos de trabajo conectados en red, basados en datos y (total o parcialmente) automatizados.
El objetivo es que, el departamento pueda gestionar con mayor rapidez y eficacia, utilizando para ello las tecnologías adecuadas, que automaticen procesos como la gestión del talento, la selección y contratación, el desarrollo organizacional, la motivación de los empleados, etcétera, y se analicen más rápido y mejor los datos obtenidos de los empleados.
Los beneficios que proporciona este proceso son muy superiores a cualquier posible inconveniente, siempre que se diseñe e implemente de forma adecuada.
Lo primero que tenemos que plantearnos es saber que herramientas podríamos utilizar para digitalizar el departamento de RRHH, algunas de las más interesantes son:
- Software de gestión de RR.HH. Se trata de herramientas informáticas que permiten llevar los registros de personal, gestión de horarios, nóminas, control de rendimiento, etc.
- Herramientas de productividad. Por ejemplo, aplicaciones de gestión de tareas, control de tiempos, trabajo colaborativo, etc.
- Aplicaciones de comunicación interna. Puede tratarse de aplicaciones de mensajería instantánea, software para videoconferencias internas, sistemas de intercambio de archivos, etc.
- Herramientas de firma electrónica. Con el objetivo de reducir el uso de papel y ahorrar tiempos de tramites, garantizando siempre seguridad de todos los procesos.
Una vez seleccionadas las herramientas más adecuadas, es importante saber que, aquellos que vayan a utilizarlas y sean los usuarios más activos, conozcan a fondo dichas herramientas, ya sean empleados, profesionales de RR. HH. o jefes de departamentos,
Es esencial, además, emplear sistemas integrados de datos. Estos permitirán llevar a cabo labores de seguimiento, control, análisis y evaluación, de forma más sencilla y eficiente, e Involucrar a las áreas de TI, ya que pueden contribuir en la fase de selección de proveedor para analizar los aspectos más técnicos.
Beneficios de la digitalización de RR.HH.
Las principales ventajas que se pueden conseguir tras el proceso de digitalizar el departamento de Recursos Humanos son los siguientes:
- Mejora en los procesos de seguimiento de los empleados, con información mucho más precisa y 100% actualizada de todos los parámetros que se quiera verificar en cada caso.
- Accesibilidad a la información de RR.HH centraliza en bases de datos a las que puede accederse desde cualquier ubicación y dispositivo.
- Mayor transparencia de todos los procedimientos
- Mejora de los procesos de incorporación de personal, gracias a los procesos de onboarding digital.
- Automatización de tareas, con el ahorro de tiempo y dinero, liberando además al departamento de carga de trabajo
- Flexibilidad para adaptarse a las peculiaridades y necesidades internas de cada compañía.
La digitalización de los departamentos de RR. HH, no solo supone una mejora en la gestión de la plantilla al detectar de manera más eficaz las necesidades por medio del análisis de datos, sino que también ofrece la oportunidad de implantar nuevos sistemas de trabajo.
La transformación digital conlleva la transformación de los propios procesos de la mano de las tecnologías digitales. Ya no solo se digitaliza, sino que supone un cambio en la manera de hacer las cosas en las empresas. Las organizaciones que han conseguido una transformación digital, se caracterizan por saber adaptarse a las nuevas exigencias del mercado y a los avances tecnológicos. Dicha digitalización implica un cambio estratégico de las organizaciones para obtener mejores resultados.
