Si has llegado a este artículo es porque tu equipo de RR. HH., se ha dado cuenta de que no puede seguir con una gestión manual de sus procesos y ya pensáis en su automatización. Pero, ¿Cómo detectar cuáles son prioritarios? ¿Cómo asegurarse de que la herramienta satisfará a todos los empleados?
Involucrar a distintos stakeholders internos te ayudará a elegir el software de RR. HH. más adecuado para tu empresa, diseñado para los que van a usarlo y no para los que van a comprarlo.
Stakeholders clave para tu proyecto de transformación digital
Director financiero
Sin duda, los directores financieros tienen mucho que aportar en cuanto al impacto económico de la inversión, así que te recomendamos que sean de las primeras personas a las que recurrir. Son especialistas en calcular el ROI y en establecer una estimación de costes que te ayudará a detectar y priorizar aquellos procesos que van a suponer un mayor ahorro para tu organización.
Responsable IT
Los responsables del departamento informático son las personas idóneas para definir las funcionalidades técnicas (pliego de condiciones) que debe reunir la nueva solución y estudiar su compatibilidad con los programas existentes, algo, a nuestro parecer, clave para el éxito del proyecto.
Además, su expertise les permite valorar la viabilidad del proyecto a nivel técnico y determinar los criterios esenciales de seguridad que debería ofrecer el software RR.HH. a implementar.
Panel representativo de mánagers y empleados
Colaborar con una pequeña representación de cada departamento puede resultar muy útil para detectar puntos de mejora y necesidades. Te recomendamos que formes un equipo de 3 a 6 personas, tanto mánagers como empleados, como muestra de los usuarios finales.
No olvides incluir a tu equipo de RR. HH. ¿Quién mejor que ellos para evaluar los procesos que requieren una mejora?
El rol de tus stakeholders en la identificación de prioridades de transformación
Ahora que tienes identificados los stakeholders, es hora de ponerse manos a la obra. Para identificar tus prioridades, te proponemos un taller con estos stakeholders en tres etapas:
Identificar vuestros procesos de RR. HH.
Lo primero que debéis hacer es una lista exhaustiva con todos los procesos de RR. HH. que realizan los empleados en su día a día. Por ejemplo: la gestión de los expedientes de RR. HH, de las vacaciones y las ausencias, de las notas de gastos, el registro de la jornada laboral, etc.
Evaluar estos procesos
Con esta lista en mente, los participantes deberán cumplimentar una ficha para cada proceso para evaluar distintas variables sobre el método utilizado actualmente. Podéis valorar:
- La carga de trabajo que supone este proceso para las personas implicadas.
- Los errores detectados durante la realización de dicho proceso.
- La satisfacción de los empleados con el proceso actual.
Además, en cada ficha se puede realizar una valoración global mediante una escala de una a cinco estrellas, por ejemplo, para agilizar el posterior análisis. Una vez cumplimentadas todas las fichas, podréis vincular unos procesos con otros con el uso de flechas para determinar si están automatizados o no y así ver de manera general el mapa de procesos de vuestra empresa.
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Priorizar los proyectos a realizar
Cuando tengáis el mapeo hecho, te recomendamos que lo paséis a un formato diagrama para facilitar el análisis de los resultados obtenidos. Durante esta fase se pondrán de relieve los procesos más problemáticos y se definirán las acciones que deben ser modificadas, eliminadas y/o automatizadas. Para completar este análisis, es recomendable reunirse con el director financiero para priorizar los proyectos a realizar según el ROI esperado.
Recomendaciones para una implementación exitosa
Vísteme despacio, que tengo prisa. Este refrán sintetiza muy bien nuestra principal recomendación: no pretendas automatizar todos tus procesos de un plumazo. La prisa nunca es buena consejera, así que tómatelo con calma.
Optar por un software modular te permite ir incorporando piezas al puzzle con suficiente margen de maniobra para realizar los reajustes en cada fase. Otras de sus ventajas son:
- Garantiza una adopción progresiva de las herramientas por parte de tus empleados.
- Supone una inversión controlada, pues pagas únicamente por los módulos que utilizas. Si no necesitas alguna prestación, simplemente descártala.
¿Te has quedado con ganas de más? Pues échale un ojo al resto de nuestras recomendaciones para implementar un proyecto de SIRH
