¿Qué es exactamente un SIF (Sistema Informático de Facturación)?
Un Sistema Informático de Facturación (SIF) se refiere, desde el punto de vista legal, a cualquier programa o aplicación que se utilice para emitir facturas y generar los registros asociados a ellas. La normativa no hace distinción según el tamaño de la empresa: puede ser un ERP utilizado por grandes corporaciones, un TPV sencillo o incluso una hoja de cálculo que gestione facturas; todos se consideran SIF si cumplen esa función.
La definición es intencionadamente amplia y tecnológica: lo relevante no es el nombre o la marca del software, sino su funcionalidad. Si un sistema permite crear facturas, almacenar los datos y procesarlos para fines contables o fiscales, entonces debe cumplir con los requerimientos del reglamento. Esto implica garantizar trazabilidad, integridad e inalterabilidad de la información, así como su correcta custodia, sin importar el formato en que se emita la factura.
Existen algunas excepciones: quedan fuera de esta obligación quienes ya operan bajo el SII (Suministro Inmediato de Información) o quienes aplican determinados regímenes fiscales forales. Para el resto de contribuyentes, la implantación del SIF será obligatoria a partir de 2026.
SIF, VERI*FACTU y SII: diferencias clave entre los tres sistemas
Aunque a menudo se usan de manera indistinta, el SIF, VERI*FACTU y el SII son sistemas distintos, tanto en su concepto como en su funcionamiento tecnológico.
El SIF establece la base: cualquier software de facturación debe permitir registrar altas y anulaciones, asegurar la trazabilidad de todas las operaciones e incorporar un código QR en cada factura para facilitar su verificación.
Sobre este marco, VERI*FACTU agrega una capa adicional: la transmisión de los registros en tiempo real a la Agencia Tributaria. Gracias a esto, la Administración puede verificar la validez de la factura de manera inmediata, y el cliente cuenta con un QR o enlace que confirma su autenticidad.
Por su parte, el SII (Suministro Inmediato de Información) no se centra en la emisión de facturas, sino en la remisión casi instantánea de los libros registro del IVA. Las empresas que ya estén incluidas en este régimen no estarán obligadas a implementar un SIF, ya que su sistema actual cumple con los requisitos de control fiscal.
Calendario de implantación del SIF
La implementación del Sistema Informático de Facturación (SIF) se desarrollará de manera escalonada hasta 2026:
- 1 de enero de 2026: comenzará a aplicarse para las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
- 1 de julio de 2026: será obligatorio para el resto de contribuyentes, incluyendo autónomos y pequeñas y medianas empresas (pymes).
- Por su parte, los fabricantes y proveedores de software contarán con un plazo de 9 meses desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial HAC/1177/2024, que establece los requisitos técnicos que deben cumplir sus programas.
Durante este periodo, el SIF coexistirá con el proyecto de factura electrónica B2B contemplado en la Ley Crea y Crece, aunque conviene aclarar que ambos responden a obligaciones distintas y no se solapan en sus funciones.
Requisitos técnicos esenciales de un SIF
Todo Sistema Informático de Facturación (SIF) debe garantizar seis principios fundamentales: integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad. En términos prácticos, esto se traduce en los siguientes requisitos que debe cumplir cualquier software de facturación:
- Registros de facturación: cada factura generada debe crear un registro de alta con los campos mínimos establecidos en la Orden Ministerial. Si se requiere una corrección, la factura original no se modifica; en su lugar, se emite un registro de anulación o de sustitución, asegurando que toda la información quede encadenada y trazada mediante huellas digitales (hash).
- Código QR obligatorio: todas las facturas, ya sean completas o simplificadas, deben incluir un QR que permita verificar su autenticidad. En los casos en que el sistema opere bajo VERI*FACTU, también se añadirá un identificador adicional que confirme la remisión de la factura a la Agencia Tributaria.
- Eventos y trazabilidad: el software debe mantener un registro de eventos que documente todas las acciones relevantes realizadas sobre los datos. Esto asegura que cualquier modificación o interacción quede registrada, manteniendo la inmutabilidad de la información.
- Declaración responsable del productor: cada programa debe incorporar una certificación del fabricante, mediante la cual se asegura que el software cumple con todos los requisitos legales y técnicos establecidos.
Obligados y excluidos del SIF
El SIF será obligatorio para todos aquellos contribuyentes que emitan facturas utilizando sistemas informáticos y que no estén incluidos en el SII.
Sin embargo, existen excepciones claras:
- Contribuyentes en régimen SII: no tienen obligación de implantar un SIF, aunque pueden utilizarlo si emiten facturas en nombre de terceros.
- Facturación manual: los casos en los que las facturas se emiten de forma manual quedan fuera de esta obligación.
- Administraciones forales con normativa propia: algunas regiones con legislación fiscal específica pueden estar exentas del SIF según sus regulaciones.
Cómo adaptarse al SIF
Los asesores fiscales deben guiar a sus clientes para realizar una revisión integral de su entorno tecnológico, con el fin de garantizar que los sistemas de facturación cumplen todos los requisitos del SIF. Entre los aspectos clave se incluyen:
- Generación de registros válidos para cada factura.
- Incorporación del código QR en todas las facturas.
- Mantenimiento de la trazabilidad completa de altas, anulaciones y sustituciones.
- Emisión de la declaración responsable del software, certificando su cumplimiento normativo.
- Remisión de datos a la Agencia Tributaria mediante VERI*FACTU, si corresponde.
En la práctica, esto significa que:
- Un autónomo que use Excel deberá migrar a un software de facturación compatible con el SIF.
- Un comercio tendrá que revisar y, si es necesario, actualizar su TPV.
- Una empresa con ERP deberá asegurarse de que todas sus integraciones y módulos cumplen los requisitos técnicos, aunque el sistema ya sea robusto y completo.
Adoptar estas medidas con antelación permitirá evitar sanciones y garantizar que la transición al SIF sea fluida y segura.
