Las reuniones virtuales suponen gran parte de nuestro tiempo de teletrabajo. Te damos 12 consejos para que tus reuniones virtuales sean más efectivas para todos los asistentes.
España es el país europeo en el que más aumentó el uso de las videoconferencias durante el confinamiento debido al COVID19. Entre marzo y abril, las videollamadas subieron casi un 500% con respecto a febrero. Para ello Nfon nos da unos consejos para gestionar mejor la experiencia de todos los participantes.
Consejos para reuniones virtuales
1.Herramienta adecuada para la reunión
Para evitar los problemas técnicos es importante elegir la herramienta adecuada. Por ello, es mejor elegir una que destaque por su estabilidad y que asegure la seguridad de los assistentes. El mejor ejemplo es Microsoft Teams, ya que admite complementos para las reuniones como Nvoice para Microsoft Teams, de NFON.
2. Preparación y organización
Una preparación previa de las reuniones virtuales que tenga en cuenta tanto el número de participantes como la duración de la misma, mejora la reunión. Establece un orden del día, en el que no falten los turnos de preguntas.
3. Horario apropiado
En reuniones en las que tengan que intervenir personas de distintos equipos, y que estén repartidas en distintas zonas horarias, es necesario encontrar una hora conveniente para todos. Esto puede ser más complicado entre personas con alta diferencia horaria. Es esencial dar con un horario con el que nadie tenga que conectarse de madrugada, o excesivamente temprano o tarde.
4. Información para la conexión
Cada uno de los asistentes a las reuniones virtuales debe recibir toda la información necesaria para conectarse a ellas. Bien por correo electrónico, o a través de programas de mensajería instantánea.
5. Elige el lugar adecuado para la reunión
Este es un consejo para todos los participantes en las reuniones virtuales. Tienen que elegir el lugar adecuado para conectarse, sin ruido y un ambiente tranquilo. También deben evitar interrupciones, e informar al resto de ocupantes del espacio donde estén qué están reunidos. Así se ahorrarán molestias e interrupciones.
6. Contar con una buena conexión
A veces, las reuniones virtuales se convierten en un desastre por una conexión deficiente. Por eso, es necesario que te asegures de su calidad. Si ves que no funciona bien, intenta reiniciar el router o colocar el equipo cerca de él. Si todo falla, intenta conectar el equipo al router físicamente con un cable de red.
7. Sé puntual y no reprogrames la reunión
Las reuniones virtuales implican que muchos de los participantes estarán en sus casas. Pero esto no quiere decir que vayan a estar siempre disponibles para ello. Por eso, si se ha programado una reunión a una hora concreta, intenta no fallar ni llegar tarde. No hagas que se retrase por llegar un cuarto de hora tarde, o que haya que reprogramarla.
8. Realiza las presentaciones necesarias
No todo el mundo que participa en las reuniones virtuales tiene por qué conocerse. Por eso, si sabes con seguridad que una o varias personas de las que participan en ellas no se conocen, y te encargas de moderar la reunión, preséntales.
9. Respeta los horarios establecidos de la reunión virtual
Muchos de los participantes en las reuniones virtuales estén en su casa no implica que tengan una disponibilidad completa e ilimitada. Por tanto, si está previsto que una reunión dure hora y media, no amplíes su duración. Todos tienen más tareas, y el retraso en la finalización les perjudicará.
10. Silencia el micrófono
Cualquier movimiento que hagas con un micrófono abierto se traducirá en un ruido. Por eso, silencia el micrófono si no estás hablando.
11. Fomenta los comentarios y las opiniones
Establece turnos de palabra y rondas de opiniones para que todo el mundo pueda participar en la reunión. Así, también conseguirás que cada participante tenga un espacio para decir lo que opina. Si no, muchos se quedarán callados.
12. Envía un email al final de la reunión
Una vez finalizado el encuentro, envía un correo a todos los participantes con un pequeño resumen de lo tratado.
Más información
Para conocer más información sobre estos consejos, te invitamos a visitar la página web de NFON y su post sobre reuniones virtuales. Para ampliar información sobre el alcance funcional y beneficios de las soluciones de NFON puedes contactar con su red de distribuidores de servicios de centralita virtual entre los que se encuentra CISET Soluciones Tecnológicas.
