Cómo registrarse en el VIES desde España
Para poder operar sin IVA en transacciones intracomunitarias y aparecer en el sistema VIES, las empresas y autónomos establecidos en España deben realizar un trámite específico ante la Agencia Tributaria.
El primer paso es presentar el modelo 036, marcando la casilla correspondiente al alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI). Este registro es imprescindible para que el NIF-IVA sea reconocido como válido en el ámbito europeo y pueda consultarse en el VIES.
Además, la Agencia Tributaria puede solicitar que se justifique la existencia de una actividad económica real con otros países de la Unión Europea. Esto puede incluir contratos, presupuestos, facturas proforma o cualquier documentación que demuestre la intención o realización de operaciones intracomunitarias.
Una vez revisada y aceptada la solicitud, el contribuyente queda dado de alta en el ROI y su NIF-IVA pasa a figurar en el sistema VIES, permitiendo emitir y recibir facturas sin IVA conforme a la normativa vigente.
El plazo habitual de tramitación suele oscilar entre 1 y 15 días hábiles, aunque puede variar en función del volumen de solicitudes o si se requiere información adicional. Antes de emitir facturas sin IVA a clientes de otros países de la UE, es fundamental comprobar que el NIF-IVA ya aparece como válido en el VIES.
Errores comunes y dudas frecuentes sobre el VIES
Uno de los errores más habituales en la facturación intracomunitaria es emitir facturas sin IVA a clientes que no están registrados en el VIES. La exención del impuesto solo es aplicable cuando ambas partes (emisor y receptor) cuentan con un NIF-IVA válido y visible en el sistema.
Otra confusión frecuente es pensar que disponer de un NIF-IVA nacional implica aparecer automáticamente en el VIES. No es así: si no se ha solicitado el alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios, el número no será reconocido a nivel europeo y no podrá aplicarse la exención del IVA.
Si se emite una factura sin IVA de forma incorrecta, la Agencia Tributaria puede exigir el ingreso del impuesto no repercutido, junto con recargos, intereses de demora e incluso sanciones económicas.
Por este motivo, se recomienda verificar periódicamente el propio NIF-IVA en el VIES, especialmente antes de realizar operaciones relevantes, para asegurarse de que sigue activo y correctamente registrado, evitando así incidencias fiscales en futuras operaciones intracomunitarias.
Preguntas clave sobre el funcionamiento del VIES
¿Puedo operar con empresas del Reino Unido usando el VIES?
No. Desde la salida del Reino Unido de la Unión Europea (Brexit), las empresas británicas ya no forman parte del sistema VIES. Esto significa que las operaciones comerciales con el Reino Unido se consideran exportaciones o importaciones extracomunitarias, no operaciones intracomunitarias.
En estos casos, no se aplica la validación de NIF-IVA mediante VIES y entran en juego normativas aduaneras específicas, como declaraciones de exportación, importación, posibles aranceles y reglas distintas de IVA.
¿Qué pasa si me doy de baja del VIES?
Si causas baja en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), tu empresa dejará de aparecer como válida en el sistema VIES. A partir de ese momento, no podrás aplicar la exención del IVA en operaciones intracomunitarias.
Esto implica que:
- Tus clientes de otros países de la UE deberán aplicarte IVA en sus facturas.
- Tú también deberás repercutir IVA al facturar a empresas de la UE, según la normativa aplicable.
La baja en el VIES puede afectar a la competitividad y operativa internacional, por lo que conviene valorar bien este cambio antes de solicitarla.
¿Puedo incluir el número VIES en mis facturas?
Sí, y de hecho es altamente recomendable. En las facturas intracomunitarias debe constar tanto tu NIF-IVA como el NIF-IVA del cliente, siempre que ambos estén registrados en el VIES.
Incluir estos datos:
- Refuerza la trazabilidad fiscal de la operación.
- Facilita posibles comprobaciones por parte de la Administración tributaria.
- Cumple con los requisitos formales para aplicar correctamente la exención de IVA.
¿Es obligatorio usar el VIES para vender a consumidores finales en la UE?
No. El sistema VIES solo se utiliza en operaciones entre empresas (B2B). Si vendes bienes o servicios a consumidores finales (B2C) dentro de la Unión Europea, no es necesario validar el NIF-IVA mediante VIES.
En estos casos, debes aplicar las normativas de IVA del país de destino, lo que puede implicar:
- Registrarte en el régimen OSS (One Stop Shop).
- Aplicar el tipo de IVA correspondiente al país del consumidor.
¿Qué países de la UE no están completamente integrados en el VIES?
Todos los países miembros de la Unión Europea participan en el sistema VIES. Sin embargo, en algunos casos concretos —como Irlanda o Croacia— pueden producirse retrasos en la actualización de datos o incidencias puntuales en la sincronización de la información.
Por este motivo, es recomendable validar los NIF-IVA antes de cada operación relevante, incluso aunque ya se haya trabajado previamente con el mismo cliente.
¿Qué pasa si el sitio web del VIES no funciona?
El servicio VIES puede estar temporalmente fuera de línea o no devolver resultados por incidencias técnicas. Cuando esto ocurre, no significa necesariamente que el NIF-IVA sea incorrecto.
En estos casos, se recomienda:
- Reintentar la validación más tarde.
- Consultar con la autoridad fiscal nacional del cliente si la operación es urgente.
- Guardar evidencias de la validación cuando el servicio vuelva a estar disponible, como capturas de pantalla o registros del sistema.
Estas pruebas pueden ser útiles en caso de comprobaciones fiscales posteriores.
